Je kwaliteitsdocumenten op orde? Daar heb je geen leveranciers voor nodig

Het BRCGS-certificaat van je eigen productielocatie verloopt over drie weken. Dat weet je, want het staat ergens in een Excel-lijst. Alleen: welke versie van die lijst is de goede? En staat de nieuwe allergenenverklaring nou in de map Kwaliteit, in je mailbox of op het bureaublad van je collega? Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.

Waar het misgaat

Veel kwaliteitsafdelingen houden hun kwaliteitsdocumenten bij in een mix van mappen, mailboxen en spreadsheets. Dat werkt, tot het een keer niet werkt. Een document wordt op twee plekken opgeslagen, een collega werkt de lijst niet bij of een herinnering staat in iemands persoonlijke agenda. En vlak voor een audit ben je ineens een middag aan het zoeken. Het probleem is meestal niet dat je iets niet weet, maar dat die kennis verspreid ligt over plekken die niet met elkaar praten.

Begin bij je eigen gegevensbank

Bij Foodle denk je misschien eerst aan het uitwisselen van documenten met leveranciers en klanten. Dat klopt. Maar ook als je nog niemand hebt uitgenodigd, kun je er al veel mee.

Met een gratis Foodle Lite-account krijg je je eigen gegevensbank. Daarin zet je je certificaten, keurmerken, productspecificaties en verklaringen overzichtelijk bij elkaar. Eén plek, op een vaste, gestructureerde manier. Geen zoektocht meer door submappen met namen als “definitief_v3_NIEUW”.

Herinneringen voordat iets verloopt

Een verlopen certificaat ontdek je liever niet tijdens een audit. Foodle geeft je een melding wanneer je eigen documenten bijna verlopen. Zo heb je tijd om de verlenging op tijd te regelen, zonder dat je zelf een agenda of Excel-lijst hoeft bij te houden. Dat scheelt werk, en het haalt dat knagende gevoel weg dat je misschien iets over het hoofd ziet.

In één oogopslag zien waar je staat

Op het dashboard zie je in één overzicht hoe je kwaliteitsdocumentatie ervoor staat. Wat is actueel, wat verloopt binnenkort, waar moet je actie op ondernemen? Handig voor jezelf, en net zo handig als een collega of je manager vraagt hoe het ervoor staat.

Documenten inlezen met AI

Niemand wordt blij van het overtypen van datums, certificaatnummers en scopes. Daarom kun je documenten in Foodle laten inlezen met AI. De AI-scanner leest het document uit en helpt je om de gegevens snel en gestructureerd vast te leggen. Jij houdt wel de regie: je controleert wat er is uitgelezen en bepaalt zelf wat er wordt opgeslagen. De AI neemt het typewerk over, niet jouw vakkennis.

Wat levert het je op?

• Al je eigen kwaliteitsdocumenten op één vaste plek.
• Een melding voordat een document verloopt, in plaats van een verrassing achteraf.
• Overzicht zonder dat je een losse statuslijst hoeft bij te houden.
• Minder overtypen dankzij het inlezen met AI.
• Rust richting je volgende audit. Kortom: minder zoeken, meer tijd voor kwaliteit.

En als je klaar bent voor de volgende stap

Heb je je eigen documenten op orde? Dan wordt het pas echt interessant, want het meeste najaagwerk zit in de documenten van je leveranciers. Met het Foodle Basis-account nodig je leveranciers uit vanuit Foodle en vraag je hun documenten rechtstreeks op. Foodle laat zien wat ontbreekt of verloopt en volgt leveranciers voor je op. Het Basis-account heb je al vanaf € 50 per maand. En hoe meer leveranciers en afnemers aansluiten, hoe minder vaak iemand in de keten hetzelfde certificaat opnieuw hoeft te versturen. Jouw goed gevulde gegevensbank is daarvoor een prima begin.

Lees ook: Certificaten en specificaties bijhouden in Excel: vijf momenten waarop het misgaat