Leveranciersbeoordeling op orde: wat IFS en BRCGS van je documentatie verwachten

Bij leveranciersbeoordeling zit het probleem zelden in de eisen zelf. Het zit in documentatie die achterloopt: een certificaat dat net verlopen is, een vragenlijst van jaren geleden, een risicobeoordeling die niemand meer kan terugvinden. In dit artikel zetten we op een rij wat de standaarden vragen, wat er in een leveranciersdossier hoort en hoe je het in de audit laat zien. Werk je alleen met HACCP of een hygiënecode, dan is dit net zo goed een bruikbare leidraad.

Wat de standaarden vragen, in gewone taal

De formuleringen verschillen, maar de kern is overal hetzelfde. Je weet van wie je koopt, je kunt onderbouwen waarom je die leverancier hebt goedgekeurd, en je houdt die beoordeling actueel.

IFS Food versie 8 vraagt een vastgelegde procedure voor de inkoop van materialen en voor het goedkeuren en monitoren van leveranciers, zowel extern als intern. Voedselfraude hoort daar sinds versie 8 nadrukkelijk bij. Grondstofspecificaties zijn bovendien een knock-outeis: ontbreken ze of kloppen ze niet, dan staat je certificaat op het spel.

BRCGS Food Safety Issue 9 rekent leveranciersbeheer tot de fundamentele eisen. De goedkeuring baseer je op een risicobeoordeling per grondstof, inclusief het risico op fraude en vervalsing. Een leverancier keur je goed op basis van een geldig GFSI-erkend certificaat, een eigen audit of, alleen bij laag risico, een vragenlijst. Voor de vleesketen geldt sinds 01-09-2026 een vernieuwde BRCGS-module die de eisen aan leveranciersbewaking verder aanscherpt.

Werk je met FSSC 22000, alleen met HACCP of met een hygiënecode? Dan zijn de bewoordingen anders, maar je afnemers stellen in de praktijk dezelfde vraag: hoe weet je dat je grondstoffen veilig zijn en dat je leveranciers doen wat ze beloven?

Wat hoort in een leveranciersdossier

Een goed leveranciersdossier beantwoordt in één oogopslag drie vragen: wie is deze leverancier, waarom is hij goedgekeurd en klopt dat nog? In de praktijk gaat het om:

• Basisgegevens en een vaste contactpersoon voor kwaliteit, aan beide kanten.
• Een geldig certificaat, met scope, certificerende instelling en vervaldatum.
• Actuele specificaties per grondstof of product, met versie en datum.
• De risicobeoordeling per grondstof, inclusief allergenen en het risico op fraude.
• Een ingevulde vragenlijst, als je een leverancier met laag risico zonder certificaat goedkeurt.
• Gemaakte afspraken, zoals een kwaliteitsovereenkomst of leveringsvoorwaarden.
• Prestaties: klachten, afkeur bij ontvangst en afwijkingen, en hoe die zijn opgevolgd.
• De datum van de laatste beoordeling, het besluit en wie dat besluit nam.

Risicoklasse en hoe vaak je herbeoordeelt

Niet elke leverancier vraagt dezelfde aandacht. Een leverancier van vers vlees of kruiden verdient meer controle dan een leverancier van omdozen. Leg daarom per leverancier een risicoklasse vast, bijvoorbeeld hoog, middel of laag, op basis van het product, de rol ervan in je proces en de prestaties tot nu toe.

De standaarden schrijven voor leveranciers meestal geen vaste termijn voor. Die leg je zelf vast en onderbouw je. Een werkbare indeling is bijvoorbeeld: hoog risico jaarlijks, middel om de twee jaar en laag om de drie jaar. Daarnaast beoordeel je altijd opnieuw bij een wijziging, zoals een nieuwe grondstof, een andere productielocatie van de leverancier, een terugroepactie of een nieuw risico in de markt.

Tip: zet de reden voor de risicoklasse in het dossier. Dan hoef je die in de audit niet uit je hoofd te onderbouwen.

Wat je doet als een certificaat verloopt

Een verlopen certificaat betekent dat je goedkeuring niet meer onderbouwd is. Wat je dan doet, hoort in je eigen procedure te staan. Een praktische volgorde:

1. Signaleer ruim van tevoren dat een certificaat afloopt en vraag het nieuwe certificaat op.
2. Controleer bij ontvangst niet alleen de datum, maar ook de scope en eventuele afwijkingen uit het auditrapport.
3. Is het nieuwe certificaat er niet op tijd, neem dan een tijdelijk besluit: bijvoorbeeld extra controle bij ontvangst, of de leverancier tijdelijk blokkeren.
4. Leg vast wat je hebt besloten, waarom en door wie.

Zo laat je het zien in de audit

Een auditor kijkt meestal niet alleen naar de lijst, maar kiest een paar leveranciers uit en vraagt door. De vernieuwde BRCGS-module voor de vleesketen zegt het expliciet: een lijst met goedgekeurde leveranciers is op zichzelf niet voldoende. Zorg dat je per leverancier kunt laten zien:

• dat de lijst met goedgekeurde leveranciers actueel is;
• op basis waarvan elke leverancier is goedgekeurd, met het bewijs erbij;
• wanneer je documenten hebt opgevraagd, ontvangen en beoordeeld;
• hoe je hebt gereageerd op klachten, afwijkingen of een verlopen certificaat.

Kun je dat binnen een paar minuten laten zien, zonder mappen door te spitten of mails door te sturen, dan is je leveranciersbeoordeling op orde.

Waar Foodle helpt

Met Foodle zet je per leverancier één verzoek uit met alle documenten en productinformatie die je nodig hebt: certificaten, specificaties, verklaringen en vragenlijsten. Je ziet per onderdeel wat binnen is, keurt elk document goed of af en legt zo vanzelf vast wanneer iets is opgevraagd, aangeleverd en beoordeeld. Certificaten staan met hun vervaldatum in Foodle, en 30 dagen voordat een certificaat verloopt gaat er automatisch een melding uit.

Lees ook: Certificaten en specificaties bijhouden in Excel: vijf momenten waarop het misgaat

Dit artikel is een praktische samenvatting. De normtekst van jouw standaard en de afspraken met je certificerende instelling zijn altijd leidend.