Nieuwe leverancier, nieuwe mailjacht

Inkoop heeft een nieuwe leverancier gevonden voor gedroogde tomaten. Betere prijs, korte levertijd. Er is alleen één ding: volgende week komt de eerste levering binnen, en jij hebt nog niets. Geen certificaat, geen specificatie, geen allergenenverklaring. ‘Kun jij dat even regelen?’

Even regelen is zelden even

Een nieuwe leverancier goedkeuren klinkt als een formaliteit. In de praktijk stuur je een lijst met benodigde documenten, krijg je de helft terug, vraag je de rest opnieuw op en blijkt een specificatie over het verkeerde product te gaan. Voor je het weet ben je drie weken verder.

Welke documenten vraag je meestal op?

Welke documenten je nodig hebt, hangt af van je product, je risicobeoordeling en de norm waar je zelf aan werkt. Vaak gaat het om een geldig certificaat, zoals IFS, BRCGS of FSSC 22000, met de juiste scope. Daarnaast productspecificaties, een allergenenverklaring en eventuele keurmerken of verklaringen, bijvoorbeeld over verpakkingsmateriaal.

Het helpt enorm als je die lijst vooraf vastlegt. Dan vraag je bij elke nieuwe leverancier hetzelfde op en hoef je niet per mail te improviseren.

Waar het blijft hangen

Het probleem zit vaak niet in de lijst, maar in de opvolging. Elke leverancier reageert anders en op een ander moment. De een stuurt alles in één mail, de ander in vijf. En jij houdt in je hoofd of in een spreadsheet bij wat er nog mist.

Ondertussen wacht de rest van het bedrijf

Inkoop wil bestellen, productie wil plannen en jij lijkt de vertragende factor. Terwijl je gewoon je werk doet: zorgen dat je weet wat je binnenhaalt. Daar draait kwaliteitsborging om.

Hoe Foodle daarbij helpt

In Foodle bepaal je welke documenten je nodig hebt en stuur je je leverancier een uitnodiging met een gegevensverzoek. De leverancier krijgt gratis toegang tot een eigen Foodle-omgeving om documenten te delen. Jij ziet per document wat binnen is en wat nog ontbreekt, en Foodle volgt de leverancier automatisch voor je op.

Wat levert het je op?

• Eén vaste set documenten per nieuwe leverancier.
• Per document zichtbaar wat binnen is en wat nog mist.
• Geen losse mails en bijlagen meer.
• Automatische opvolging als iets uitblijft.
• Sneller duidelijkheid voor inkoop en productie.

Een leverancier die al op Foodle zit

Het wordt nog makkelijker als je nieuwe leverancier al op Foodle zit. Die beheert zijn documenten dan al in zijn eigen gegevensbank en kan ze direct met je delen. Hoe meer bedrijven in de keten meedoen, hoe vaker dat het geval is.

Lees ook: Certificaten en specificaties bijhouden in Excel: vijf momenten waarop het misgaat