Morgen audit en er ontbreekt nog één certificaat

Het is dinsdagmiddag, half vijf. Morgen om negen uur staat de auditor op de stoep. Je loopt je leveranciersdossier nog één keer door en ziet het: het certificaat van je kruidenleverancier is vorige maand verlopen. In september heb je al om het nieuwe gevraagd. Er kwam een vriendelijke mail terug dat het eraan kwam. Daarna bleef het stil. Herkenbaar?

Waarom het altijd op het laatste moment gebeurt

Tussen twee audits is leveranciersbeheer een klus die er ‘even bij’ gaat. Een certificaat verloopt, je stuurt een mail, en daarna slokt het dagelijkse werk je weer op. Pas als de audit in zicht komt, loop je het dossier echt door. Dan blijkt wat er al maanden openstaat.

Wat de auditor wil zien

Een auditor kijkt niet alleen of er een certificaat in de map zit. Hij wil zien dat je je leveranciers beoordeelt, dat je weet welke documenten geldig zijn en dat je opvolgt wat ontbreekt.

Met een losse map en een mailbox is dat lastig te laten zien. Wanneer heb je het nieuwe certificaat opgevraagd? Wie heeft het goedgekeurd? Het antwoord zit ergens in een mailwisseling, als je die nog terugvindt.

De avond voor de audit

Dus ga je bellen, mailen en hopen. Misschien komt het certificaat nog binnen, misschien niet. En als het binnenkomt, moet je het nog controleren: klopt de scope, klopt de locatie, gaat het om de juiste norm? Allemaal onder tijdsdruk, terwijl je de rest van de audit ook nog moet voorbereiden.

Auditvoorbereiding is een doorlopend proces

Een goede audit begint niet een week van tevoren. Het helpt als je het hele jaar door ziet welke documenten actueel zijn, welke binnenkort verlopen en waar je nog op wacht. Dan wordt de voorbereiding een controle in plaats van een zoektocht.

Hoe Foodle daarbij helpt

In Foodle vraag je documenten op bij je leveranciers en zie je per document de status. Foodle geeft een signaal bij ontbrekende of verlopen documenten en volgt je leveranciers automatisch voor je op. Komt er een nieuwe versie binnen, dan beoordeel je die in Foodle, met hulp van de AI-scanner. Zo staat je dossier klaar voordat de auditor erom vraagt.

Wat levert het je op?

• Minder last-minute najagen voor een audit.
• Per document zichtbaar wat actueel is en wat ontbreekt.
• Leveranciers die automatisch worden opgevolgd, zonder dat jij hoeft te mailen.
• Eén plek waar je laat zien wat je hebt opgevraagd en beoordeeld.
• Een rustigere avond voor de audit.

Samen sneller klaar

Hoe meer van je leveranciers op Foodle zitten, hoe makkelijker het wordt. Zij beheren hun documenten in hun eigen gegevensbank. Wijzigt er een certificaat, dan wordt de nieuwe versie meteen ter controle aangeboden aan al hun betrokken Foodle-connecties. Voor leveranciers die documenten met hun klanten delen is Foodle gratis.

Lees ook: Leveranciersbeoordeling op orde: wat IFS en BRCGS van je documentatie verwachten