Drie herinneringen later nog steeds geen certificaat
Begin september vraag je je visleverancier om zijn nieuwe MSC-certificaat. Twee weken later stuur je een herinnering. Begin oktober nog een. Half oktober bel je. ‘Ik zet het vandaag nog in de mail!’ Het is nu eind oktober. Je mailbox heeft er een map bij: ‘Nog opvolgen’.
Najagen is een vak apart
Bijna elke kwaliteitsmedewerker kent het. Een document opvragen kost één minuut. Het binnenkrijgen kost weken en meerdere herinneringen. Niet omdat leveranciers niet willen, maar omdat jouw verzoek tussen al hun andere verzoeken belandt.
Wat het je kost
Elke herinnering is een klein klusje. Maar bij tientallen leveranciers en honderden documenten wordt opvolgen een dagtaak. Je houdt bij wie je wanneer hebt gemaild, zet herinneringen in je agenda en zoekt terug wat er al binnen is.
Ondertussen blijft het werk liggen waar je eigenlijk voor bent aangenomen: leveranciers beoordelen, risico’s inschatten, kwaliteit verbeteren.
En als jij er niet bent
Ga je twee weken op vakantie, dan staat het opvolgen stil. De map ‘Nog opvolgen’ staat in jóuw mailbox, en je collega weet niet wat erin zit. Na je vakantie begin je weer van voren af aan.
Opvolgen zonder dat jij erachteraan hoeft
Wat zou helpen: één plek waar je ziet welke verzoeken openstaan, en een systeem dat leveranciers zelf herinnert als er iets uitblijft. Dan hoef jij alleen in te grijpen als het echt nodig is.
Hoe Foodle daarbij helpt
In Foodle stuur je een gegevensverzoek naar je leverancier. Foodle herinnert de leverancier om op te volgen, en jij krijgt een signaal bij ontbrekende of verlopen documenten. In het overzicht van lopende uitvragen zie je in één keer wat er nog openstaat. Ook je collega’s.
Wat levert het je op?
- Geen map ‘Nog opvolgen’ meer in je mailbox.
- Leveranciers worden automatisch herinnerd.
- Eén overzicht van alle lopende verzoeken.
- Collega’s zien dezelfde stand van zaken.
- Meer tijd voor echt kwaliteitswerk.
Samen minder najagen
Het mooiste is als je leveranciers hun documenten zelf actueel houden. Op Foodle beheren zij hun certificaten in hun eigen gegevensbank, en een nieuwe versie wordt meteen ter controle aangeboden aan al hun betrokken klanten. Dan hoeft er niemand meer achteraan.
Klaar met najagen?
Ontdek hoe Foodle je leveranciers voor je opvolgt, zodat jij tijd hebt voor kwaliteit.