Waarom stuur je hetzelfde certificaat steeds opnieuw?
Maandagochtend. In je inbox staan drie mails van drie verschillende klanten. Alle drie vragen ze om je nieuwe IFS-certificaat. De een wil een pdf, de ander wil dat je het uploadt in een portaal, de derde stuurt er een vragenlijst van twaalf pagina’s bij. Vorige week heb je hetzelfde certificaat al naar vijf andere klanten gestuurd. Klinkt dat bekend?
Iedere klant zijn eigen verzoek
Als leverancier werk je voor meerdere afnemers. Die willen allemaal actuele kwaliteitsinformatie, en terecht. Maar ze vragen het op hun eigen manier, op hun eigen moment en in hun eigen format. Zo verstuur je hetzelfde document tien keer, met tien keer een ander begeleidend mailtje.
Wat het je kost
Elke keer zoeken naar de laatste versie, een bijlage toevoegen, een formulier invullen dat je vorige maand ook al invulde. Het zijn geen grote klussen, maar ze stapelen zich op.
En het risico groeit mee. Heb je klant A de nieuwe specificatie al gestuurd, of nog de oude? Bij twintig klanten raak je daar makkelijk het overzicht in kwijt.
En dan de herinneringen
Lukt het een keer niet meteen, dan volgen de herinneringen. Van de kwaliteitsafdeling, van inkoop, soms van allebei. Niet omdat je klant lastig wil zijn, maar omdat die zelf ook een audit heeft. Het najagen gaat zo twee kanten op.
Eén keer bijwerken, vaker delen
Het scheelt veel als je je documenten op één plek bijhoudt en ze van daaruit deelt met iedere klant die erom vraagt. Werk je een certificaat bij, dan krijgen al je klanten die het nodig hebben dezelfde nieuwe versie. Geen tien losse mails meer.
Zo werkt dat in Foodle
Vraagt een klant je via Foodle om documenten, dan krijg je gratis toegang tot je eigen Foodle-omgeving. Daar beheer je je certificaten, keurmerken en productspecificaties in je eigen gegevensbank. Wijzigt er iets, dan werk je het één keer bij en wordt de nieuwe versie ter controle aangeboden aan al je betrokken Foodle-connecties.
Wat levert het je op?
- Geen zoektocht meer naar de laatste versie.
- Eén keer bijwerken in plaats van tien keer mailen.
- Minder herinneringen van klanten.
- Je klanten krijgen dezelfde, actuele versie.
- Meer tijd voor je eigen kwaliteitswerk.
Hoe meer klanten aansluiten, hoe meer het scheelt
Foodle wordt waardevoller met iedere deelnemer. Zitten meerdere van je klanten op Foodle, dan regel je het voor allemaal tegelijk. Ken je klanten die nog veel mailen over certificaten en specificaties? Vertel ze over Foodle. Dat scheelt jullie allebei werk.
Klaar met steeds dezelfde bijlagen versturen?
Ontdek hoe je met Foodle je kwaliteitsdocumenten één keer bijhoudt en deelt met je klanten.
Lees ook: Je kwaliteitsdocumenten op orde? Daar heb je geen leveranciers voor nodig